รายละเอียด Share KM

  • หัวข้อ : เทคนิควิธีลดเวลาการดำเนินงานด้านคะแนนด้วย Function IF

  • หมวด : หมวดการบริหารจัดการ

  • องค์ความรู้ : การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารจัดการ

  • โครงการ :

  • จัดวันที่ : 2/11/2561

  • ถึงวันที่ : 2/11/2561

  • สถานที่ :

  • จัดโดย :

  • เนื้อหา :

    Ø Function IF

    Function IF คือ ฟังก์ชั่น (Function) ที่ใช้ในการทำงานแบบมีเงื่อนไข ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เราระบุลงไปว่าจริงหรือเท็จ ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง (TRUE) จะให้แสดงผลลัพธ์อย่างไร แต่ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ (FALSE) จะให้แสดงผลลัพธ์อย่างไร พูดง่าย ๆ ว่า มีทางแยกในการตัดสินใจ แค่ 2 ทาง คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง ก็ไปทางหนึ่ง ถ้าเป็นเท็จก็ไปอีกทางหนึ่ง เหมือนว่าเราเดินมาเจอทางแยกที่มีป้ายบอกทางชี้ไปซ้ายกับขวา และการที่เราจะไปต่อทางไหน ก็ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่กำหนดไว้

    โครงสร้างของ Function IF

    =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

    =IF(เงื่อนไขที่ต้องเช็คว่าจริงหรือเท็จ,ถ้าจริงใช้สูตรนี้,ถ้าเท็จใช้สูตรนี้)

    หมายเหตุ

    การใช้งาน Function IF กับคะแนนที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้งานเพียง Function เดียวในการทำงานได้ ต้องมี Function อื่นเข้ามาช่วย เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น

    ตัวอย่างการใช้งานกับตารางคะแนน

    1. เตรียมข้อมูลสำหรับกรอกคะแนน

    2. เปิดไฟล์คะแนนที่ได้จากการส่งตรวจกระดาษคอมพิวเตอร์ พร้อมทั้งรวมไฟล์ชุด 1 และชุด 2 เข้าด้วยกัน โดยมีการลงสีพื้นที่ไฟล์คะแนนชุด 2 เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ

    3. เรียงลำดับรหัสนักศึกษาทั้งในไฟล์ข้อมูลที่เตรียมไว้ และไฟล์คะแนนที่ได้จากการส่งตรวจกระดาษคอมพิวเตอร์ โดยเรียงจากรหัสนักศึกษาน้อยไปหามาก โดยการเลือกข้อมูลทั้งหมด และใช้งาน Function Sort & Filter เลือก คำสั่ง Custom Sort… และเลือกคอลัมน์ที่มีรหัสนักศึกษาอยู่ เนื่องจากต้องการเรียงรหัสนักศึกษาจากน้อยไปหามาห

                                

    4. นำข้อมูลที่ได้จากข้อที่ 3 มารวมกันเป็นไฟล์เดียว

    5. เรียกใช้งาน Function IF เพื่อจับคู่รหัสนักศึกษา โดยมีเงื่อนไขว่า หากรหัสนักศึกษาตรงกัน ให้แสดงข้อมูลเป็น 1 แต่หากรหัสนักศึกษาไม่ตรงกัน ให้แสดงข้อมูลเป็น 0

    6. ทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เมื่อเจอข้อมูลที่เป็น 0 ให้ทำการเลื่อนข้อมูลรหัสนักศึกษาลง และป้อน Function IF เพื่อตรวจสอบอีกครั้งจนกว่าผลลัพธ์จะเป็น 1

    7. หลังจากดำเนินการในข้อที่ 6 เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ใช้ Function Sort & Filter และเลือกคำสั่ง Filter ตรงหัวคอลัมน์จะปรากฏไอคอน  ขึ้นมา ให้คลิ๊กเครื่องหมาย P หน้าเลข 1 ออก เพื่อให้ข้อมูลแสดงเงื่อนไขที่เป็น 0

    8. หาสาเหตุว่า รหัสนักศึกษาคนดังกล่าวเป็น 0 เกิดจากสาเหตุใด ในที่นี้เกิดได้ 5 สาเหตุ ดังนี้

    สาเหตุ

    วิธีแก้ปัญหา

    8.1 นักศึกษาขาดสอบ

    ป้อนข้อมูล “ขาดสอบ” ลงในช่องคะแนนสอบ

    8.2 นักศึกษาไม่มีสิทธิ์สอบ

    ป้อนข้อมูล “มส.” ลงในช่องคะแนนสอบ

    8.3 นักศึกษากักตัวสอบ

    ป้อนข้อมูล “กักตัว” ลงในช่องคะแนนสอบ

    8.4 นักศึกษาถอนรายวิชา

    ป้อนข้อมูล “W” ลงในช่องคะแนนสอบ

    8.5 นักศึกษาฝนรหัสนักศึกษาผิด

    ตรวจสอบความถูกต้องจากใบกระดาษคำตอบคอมพิวเตอร์

    เมื่อทราบสาเหตุที่ข้อมูลนักศึกษาคนดังกล่าวเป็น 0 แล้ว ให้ทำการป้อนข้อมูลที่ระบุในตาราง วิธีแก้ปัญหา ลงในไฟล์ที่ตรงกับรหัสนักศึกษา และทำการ copy รหัสนักศึกษาไว้อีกคอลัมน์เพื่อให้ Function IF ตรวจสอบอีกครั้ง ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่ารหัสนักศึกษาทุกคนจะเป็น 1

    9. ทำการเรียงข้อมูลรหัสนักศึกษาใหม่โดยใช้วิธีเดียวกับข้อที่ 3 แต่เปลี่ยนเงื่อนไข โดยมีเงื่อนไข 3 เงื่อนไข คือ

    9.1 ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามกลุ่มผู้เรียน เรียงจากน้อยไปหามาก

    9.2 ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามลำดับที่ เรียงจากน้อยไปหามาก

    9.3 ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามรหัสนักศึกษา เรียงจากน้อยไปหามาก

                  

    10. Copy คะแนนที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อย ไปวางในไฟล์ตารางข้อมูลที่เตรียมไว้ในข้อที่ 1


    หมายเหตุ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติม พร้อมรูปภาพประกอบการดำเนินงานได้จากไฟล์ที่แนบมาพร้อมนี้

*************************************************************************
สร้างบทความโดย :
สร้างบทความวันที่ : 7/8/2562

อัปเดท :
โดย : -
ไฟล์แนบ :
>> ไฟล์แนบที่ 1 <<

ไม่มีรูปภาพ