เนื้อหา :
Ø Function IF
Function IF คือ ฟังก์ชั่น
(Function)
ที่ใช้ในการทำงานแบบมีเงื่อนไข ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เราระบุลงไปว่าจริงหรือเท็จ
ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง (TRUE) จะให้แสดงผลลัพธ์อย่างไร แต่ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ
(FALSE) จะให้แสดงผลลัพธ์อย่างไร พูดง่าย ๆ ว่า
มีทางแยกในการตัดสินใจ แค่ 2 ทาง คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง ก็ไปทางหนึ่ง
ถ้าเป็นเท็จก็ไปอีกทางหนึ่ง
เหมือนว่าเราเดินมาเจอทางแยกที่มีป้ายบอกทางชี้ไปซ้ายกับขวา และการที่เราจะไปต่อทางไหน
ก็ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่กำหนดไว้
โครงสร้างของ
Function
IF
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
=IF(เงื่อนไขที่ต้องเช็คว่าจริงหรือเท็จ,ถ้าจริงใช้สูตรนี้,ถ้าเท็จใช้สูตรนี้)
หมายเหตุ
การใช้งาน
Function
IF กับคะแนนที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้งานเพียง Function เดียวในการทำงานได้ ต้องมี Function อื่นเข้ามาช่วย
เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น
ตัวอย่างการใช้งานกับตารางคะแนน
1. เตรียมข้อมูลสำหรับกรอกคะแนน
2. เปิดไฟล์คะแนนที่ได้จากการส่งตรวจกระดาษคอมพิวเตอร์
พร้อมทั้งรวมไฟล์ชุด 1 และชุด 2 เข้าด้วยกัน โดยมีการลงสีพื้นที่ไฟล์คะแนนชุด 2
เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ
3. เรียงลำดับรหัสนักศึกษาทั้งในไฟล์ข้อมูลที่เตรียมไว้
และไฟล์คะแนนที่ได้จากการส่งตรวจกระดาษคอมพิวเตอร์
โดยเรียงจากรหัสนักศึกษาน้อยไปหามาก โดยการเลือกข้อมูลทั้งหมด และใช้งาน Function Sort
& Filter เลือก คำสั่ง Custom Sort… และเลือกคอลัมน์ที่มีรหัสนักศึกษาอยู่
เนื่องจากต้องการเรียงรหัสนักศึกษาจากน้อยไปหามาห
4. นำข้อมูลที่ได้จากข้อที่
3 มารวมกันเป็นไฟล์เดียว
5. เรียกใช้งาน
Function
IF เพื่อจับคู่รหัสนักศึกษา โดยมีเงื่อนไขว่า หากรหัสนักศึกษาตรงกัน
ให้แสดงข้อมูลเป็น 1 แต่หากรหัสนักศึกษาไม่ตรงกัน ให้แสดงข้อมูลเป็น 0
6. ทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง
เมื่อเจอข้อมูลที่เป็น 0 ให้ทำการเลื่อนข้อมูลรหัสนักศึกษาลง และป้อน Function
IF เพื่อตรวจสอบอีกครั้งจนกว่าผลลัพธ์จะเป็น 1
7. หลังจากดำเนินการในข้อที่
6 เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ใช้ Function Sort & Filter และเลือกคำสั่ง
Filter ตรงหัวคอลัมน์จะปรากฏไอคอน
ขึ้นมา ให้คลิ๊กเครื่องหมาย P
หน้าเลข 1 ออก เพื่อให้ข้อมูลแสดงเงื่อนไขที่เป็น 0
8. หาสาเหตุว่า
รหัสนักศึกษาคนดังกล่าวเป็น 0 เกิดจากสาเหตุใด ในที่นี้เกิดได้ 5 สาเหตุ ดังนี้
|
สาเหตุ
|
วิธีแก้ปัญหา
|
|
8.1
นักศึกษาขาดสอบ
|
ป้อนข้อมูล “ขาดสอบ”
ลงในช่องคะแนนสอบ
|
|
8.2
นักศึกษาไม่มีสิทธิ์สอบ
|
ป้อนข้อมูล
“มส.” ลงในช่องคะแนนสอบ
|
|
8.3
นักศึกษากักตัวสอบ
|
ป้อนข้อมูล
“กักตัว” ลงในช่องคะแนนสอบ
|
|
8.4
นักศึกษาถอนรายวิชา
|
ป้อนข้อมูล
“W” ลงในช่องคะแนนสอบ
|
|
8.5
นักศึกษาฝนรหัสนักศึกษาผิด
|
ตรวจสอบความถูกต้องจากใบกระดาษคำตอบคอมพิวเตอร์
|
เมื่อทราบสาเหตุที่ข้อมูลนักศึกษาคนดังกล่าวเป็น
0 แล้ว ให้ทำการป้อนข้อมูลที่ระบุในตาราง วิธีแก้ปัญหา ลงในไฟล์ที่ตรงกับรหัสนักศึกษา
และทำการ copy
รหัสนักศึกษาไว้อีกคอลัมน์เพื่อให้ Function IF ตรวจสอบอีกครั้ง ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่ารหัสนักศึกษาทุกคนจะเป็น 1
9.
ทำการเรียงข้อมูลรหัสนักศึกษาใหม่โดยใช้วิธีเดียวกับข้อที่ 3
แต่เปลี่ยนเงื่อนไข โดยมีเงื่อนไข 3 เงื่อนไข คือ
9.1 ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามกลุ่มผู้เรียน
เรียงจากน้อยไปหามาก
9.2
ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามลำดับที่ เรียงจากน้อยไปหามาก
9.3
ให้ข้อมูลเรียงลำดับตามรหัสนักศึกษา เรียงจากน้อยไปหามาก
10. Copy คะแนนที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อย ไปวางในไฟล์ตารางข้อมูลที่เตรียมไว้ในข้อที่
1
หมายเหตุ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติม พร้อมรูปภาพประกอบการดำเนินงานได้จากไฟล์ที่แนบมาพร้อมนี้