เนื้อหา :
การสร้างตารางสรุปผลข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel ด้วย PivotTable
PivotTable เป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับสรุปผลข้อมูล วิเคราะห์ สำรวจ และนำเสนอข้อมูล โดยสามารถสร้างโดยใช้เวลาไม่นาน มีความยืดหยุ่นสูง ปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว และสามารถใช้งานกับข้อมูลจำนวนมากได้ ซึ่งจะแสดงผลลัพธ์การสรุปผลข้อมูลในรูปแบบของตาราง และสามารถแสดงผลลัพท์ในรูปแบบกราฟที่เรียกว่า PivotChart โดยจะยึดข้อมูลตาม PivotTable และมีการอัปเดทข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปเดตข้อมูลใน PivotTable
PivotTable สร้างจากข้อมูลใน Worksheet หรือช่วงของข้อมูลในตาราง (Range) ที่มีข้อมูลที่ต้องการจะใช้สรุปผล โดยข้อมูลที่จะนำมาสร้าง PivotTable ควรมีลักษณะดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลควรถูกจัดระเบียบในรูปแบบตาราง และไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง
2. ชนิดของข้อมูลในคอลัมน์เดียวกันควรเหมือนกัน เช่น วันที่ และข้อความไม่ควรรวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน
วิธีการสร้าง PivotTable
1. คลิกเซลล์ในข้อมูลต้นฉบับหรือช่วงตาราง
2. เลือกเมนู Insert -> Tables -> PivotTable
3. จะแสดงหน้าต่าง “Create PivotTable” ขึ้นมา โดยสามารถเลือกตารางหรือช่วงของข้อมูลที่ต้องการในหัวข้อ “Select a table or range” จากรูปภาพได้เลือกตารางที่ชื่อ “Table3”
4. ในหัวข้อ “Choose where you want the PivotTable report to be placed” ถ้าเลือก “New Worksheet” PivotTable จะถูกสร้างในเวิร์กชีตใหม่ แต่ถ้าเลือก “Existing Worksheet” จะต้องเลือกเวิร์กชีต และเซลล์ที่ต้องการวาง PivotTable
5. คลิกปุ่ม “OK” PivotTable เปล่าจะถูกสร้างขึ้นในเวิร์กชีตที่กำหนด และแสดงรายการเขตข้อมูล PivotTable (PivotTable Field List) ทางขวามือของหน้าจอโปรแกรม
6. ในพื้นที่ชื่อเขตข้อมูลทางขวามือ ให้เลือกเขตข้อมูล (Field) ที่ต้องการเพิ่มลงใน PivotTable โดยทำเครื่องหมายถูกข้างหน้าเขตข้อมูล (Field) เขตข้อมูลที่เลือกจะถูกเพิ่มลงในพื้นที่ข้างล่าง ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้
6.1 Row Labels เขตข้อมูลจะถูกแสดงที่หัวของตารางสรุปผลทางด้านซ้ายหรือตำแหน่งแถว ได้แก่ เขตข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลข
6.2 Column Labels เขตข้อมูลจะถูกแสดงที่หัวของตารางสรุปผลทางด้านบนหรือตำแหน่งคอลัมน์ ได้แก่ เขตข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา
6.3 ∑ Values เขตข้อมูลที่ต้องการสรุปผล โดยจะต้องกำหนดว่าจะใช้สูตรใดในการหาค่า เช่น SUM AVERAGE MIN MAX COUNT เป็นต้น
6.4 Report Filter ใช้ในการกำหนดเขตข้อมูลที่นำไปใช้ในการกรองข้อมูล โดยจะแสดงผลเป็น Drop down list ให้เลือก
การเลือกเขตข้อมูลยังสามารถใช้วิธีลาก และวางเขตข้อมูลลงในพื้นที่รายการเขตข้อมูลของ PivotTable
7. ถ้าต้องการลบเขตข้อมูลออกจากพื้นที่รายการเขตข้อมูลของ PivotTable ให้ลากออกจากรายการเขตข้อมูลจนมีเครื่องกากบาท จากนั้นปล่อยเม้าท์ หรือคลิกที่เขตข้อมูลที่ต้องการลบ และเลือกคำสั่ง “Remove Field”
8. เขตข้อมูลที่ถูกวางในพื้นที่รายการเขตข้อมูล “ค่า” สูตรคำนวณที่ใช้ในการสรุปผลค่าเริ่มต้นจะแสดงเป็น SUM แต่ถ้าข้อมูลในเขตข้อมูลเป็นข้อความ สูตรคำนวณจะแสดงเป็น COUNT การเลือกสูตรคำนวณที่ใช้ในการสรุปผลข้อมูลจากเขตข้อมูล สิ่งสำคัญคือชนิดข้อมูลในคอลัมน์เดียวกันควรเหมือนกัน และไม่ควรรวมชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่ใช้ในรายการเขตข้อมูล “ค่า” เราสามารถเปลี่ยนสูตรคำนวณโดยการคลิกที่ลูกศรทางขวาของชื่อเขตข้อมูล และเลือกคำสั่ง “Value Field Settings”
9. จะแสดงหน้าต่าง “Value Field Settings” ขึ้นมา ให้เปลี่ยนสูตรคำนวณที่แท็บ “Summarize Values By” และเลือกสูตรคำนวณที่ต้องการใช้ในการสรุปผลข้อมูลจากเขตข้อมูลที่เลือกไว้ เมื่อเปลี่ยนสูตรคำนวณแล้วที่หัวข้อ “Custom Name” จะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถเปลี่ยนเองได้ และสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวเลขของเขตข้อมูลหลังจากการคำนวณ โดยคลิกปุ่ม “Number Format” และเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม “OK”
10. ตารางสรุปผลข้อมูล PivotTable จะแสดงผลลัพธ์ตามสูตรคำนวณที่ได้เลือกไว้